Un benevole peut-il etre rembourse de ses frais par une association ?

Oui, tout benevole peut se faire rembourser les frais reels qu'il a engages pour l'association, a condition de presenter des justificatifs (tickets, factures, billets). Ce remboursement n'est pas soumis a l'impot sur le revenu ni aux cotisations sociales, car il s'agit d'un remboursement de frais et non d'une remuneration. Le statut benevole est ainsi preserve.

Un benevole peut-il faire don de ses frais a l'association ?

Oui, le benevole peut renoncer au remboursement de ses frais, qui deviennent alors un don deductible de l'impot sur le revenu. Pour cela, il doit exprimer par ecrit sa renonciation et l'association doit lui delivrer un recu fiscal. La deduction est de 66 % des sommes pour les associations d'interet general. Cette option est tres avantageuse fiscalement pour les benevoles imposables.

Quels justificatifs fournir avec une note de frais d'association ?

Il faut fournir tous les justificatifs originaux : tickets de caisse, factures, billets de transport, recu de stationnement. Pour les frais kilometriques, le bareme fiscal s'applique comme pour les salaries. Les factures doivent etre au nom du benevole ou de l'association. Des photocopies ou photos numeriques sont generalement acceptees en comptabilite, mais les originaux doivent etre conserves.

L'association peut-elle fixer des plafonds de remboursement ?

Oui, les statuts ou le reglement interieur de l'association peuvent fixer des plafonds de remboursement pour certaines categories de frais (repas, hebergement, transport). Ces plafonds ne peuvent pas etre superieurs aux baremes URSSAF. En dessous de ces plafonds, aucune cotisation sociale n'est due. Il est recommande de prevoir ces regles dans les statuts ou le reglement interieur.

Que se passe-t-il si les remboursements sont excessifs ?

Si les remboursements depassent les frais reels ou les plafonds URSSAF, l'excedent peut etre requalifie en remuneration. Dans ce cas, l'association devra payer des cotisations sociales patronales et salariales sur l'excedent, et le benevole perdra son statut de benevole au sens de la legislation (risque de requalification en salarie). En cas de controle URSSAF, des redressements et penalites peuvent etre appliques.

Modele de Note de Frais pour Association

Ce modele de note de frais est specifiquement concu pour les associations loi 1901 et leurs benevoles. Il permet de declarer et obtenir le remboursement des frais engages pour le compte de l'association, conformement aux regles fiscales et sociales applicables aux benevoles.

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Benevole

Nom et prenom du benevole*

Role au sein de l'association

Association

Nom de l'association*

Numero SIREN / RNA (facultatif)

Periode

Periode concernee*

Evenement ou mission concernee*

Frais

Date (frais 1)*

Nature (frais 1)*

Description (frais 1)*

Montant € (frais 1)*

Justificatif joint (frais 1)

Date (frais 2)

Nature (frais 2 — facultatif)

Description (frais 2 — facultatif)

Montant € (frais 2)

Justificatif joint (frais 2)

Date (frais 3)

Nature (frais 3 — facultatif)

Description (frais 3 — facultatif)

Montant € (frais 3)

Justificatif joint (frais 3)

Option

Je renonce au remboursement et fais don de cette somme a l'association

Signature

Date d'etablissement*

Lieu d'etablissement*

Apercu du document

NOTE DE FRAIS — BENEVOLE [Nom de l'association]Non Non {{/if}} Non {{/if}} ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── TOTAL : __________ € Je soussigne(e) [Nom et prenom du benevole] atteste avoir engage les frais ci-dessus dans le cadre de ma mission benevole au sein de [Nom de l'association] et sollicite leur remboursement. Fait a [Lieu d'etablissement], le [Date d'etablissement] Signature du benevole : Visa du responsable de l'association : _________________________ _________________________ [Nom et prenom du benevole]

Informations importantes

Note juridique

**Remboursement des benevoles :** Conformement a la doctrine fiscale (BOI-IS-CHAMP-10-50-10-30), les frais engages par les benevoles pour le compte d'une association peuvent etre rembourses sans incidence fiscale ni sociale, a condition que : (1) les frais soient reels, (2) ils soient justifies par des pieces comptables, (3) ils soient engages pour les besoins exclusifs de l'association.

**Option don des frais :** Le benevole peut renoncer au remboursement de ses frais au profit de l'association. Ces frais deviennent alors un don, deductible de l'impot sur le revenu a hauteur de 66 % (associations d'interet general) ou 75 % (associations d'aide aux personnes en difficulte), dans la limite de 20 % du revenu imposable (article 200 du CGI). L'association doit delivrer un recu fiscal.

**Conservation des pieces :** L'association doit conserver les notes de frais et leurs justificatifs pendant 10 ans (prescription comptable). En cas de controle fiscal, les frais non justifies peuvent etre requalifies en remuneration et soumis a cotisations sociales.

Ce modele est fourni a titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique. Pour toute question juridique, nous vous recommandons de consulter un professionnel du droit.

Questions frequentes

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