Comment calculer le montant d'une note de frais kilometrique ?

Multipliez le nombre de kilometres parcourus par le taux applicable selon le bareme fiscal de votre vehicule. Ce bareme est publie chaque annee par l'administration fiscale et depend de la puissance fiscale du vehicule (en CV) et du nombre de kilometres parcourus dans l'annee. Exemple : pour un vehicule de 5 CV et 2 000 km, le remboursement est de 2 000 x 0,548 = 1 096 €.

Faut-il joindre des justificatifs pour une note de frais kilometrique ?

Il n'est pas obligatoire de fournir des tickets de carburant puisque le bareme forfaitaire couvre l'ensemble des frais du vehicule. En revanche, vous devez pouvoir justifier la realite des deplacements : destination, motif professionnel, nombre de kilometres. Certains employeurs exigent la capture Google Maps ou un agenda professionnel prouvant les rendez-vous. La carte grise du vehicule peut etre demandee en cas de controle URSSAF.

Peut-on utiliser le bareme fiscal pour un vehicule de location ?

Non, le bareme kilometric ne s'applique qu'aux vehicules dont le salarie est proprietaire ou locataire a long terme (credit-bail). Pour un vehicule de location courte duree, les frais reels (location + carburant) doivent etre justifies par factures. Si l'employeur fournit un vehicule de fonction, les indemnites kilometriques ne sont pas applicables pour ce vehicule.

La puissance fiscale figure-t-elle sur la carte grise ?

Oui, la puissance fiscale est indiquee dans la rubrique P.6 de la carte grise (certificat d'immatriculation) et s'exprime en chevaux fiscaux (CV). Elle est calculee par l'administration en fonction de la cylindree, du type de carburant et des emissions de CO2. C'est cette valeur, et non la puissance DIN en chevaux, qui determine le bareme applicable.

Les deplacements domicile-travail sont-ils remboursables en IKV ?

En principe non : le trajet domicile-lieu de travail habituel n'est pas remboursable en indemnites kilometriques. Toutefois, l'employeur peut prendre en charge 50 % des abonnements de transport en commun (obligation legale) ou verser une prime transport pour les vehicules personnels dans certaines conditions. Les deplacements professionnels (entre sites, visites clients, formation) sont en revanche eligible aux IKV.

Modele de Note de Frais Kilometrique

Ce modele de note de frais kilometrique permet aux salaries utilisant leur vehicule personnel a des fins professionnelles de declarer et faire rembourser leurs frais de deplacement selon le bareme kilometric officiel de l'URSSAF et de l'administration fiscale.

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Salarie

Nom et prenom du salarie*

Fonction*

Nom de l'entreprise*

Periode

Periode concernee*

Vehicule

Type de vehicule*

Puissance fiscale (voiture)

Indique sur la carte grise (rubrique P.6)

Immatriculation du vehicule*

Trajets

Date (trajet 1)*

Lieu de depart (trajet 1)*

Lieu d'arrivee (trajet 1)*

Motif (trajet 1)*

Kilometres parcourus (trajet 1)*

Date (trajet 2)

Lieu de depart (trajet 2 — facultatif)

Lieu d'arrivee (trajet 2 — facultatif)

Motif (trajet 2)

Kilometres parcourus (trajet 2)

Date (trajet 3)

Lieu de depart (trajet 3 — facultatif)

Lieu d'arrivee (trajet 3 — facultatif)

Motif (trajet 3)

Kilometres parcourus (trajet 3)

Total

Total kilometres (periode)*

Somme de tous les trajets de la periode

Taux applicable (€/km selon bareme URSSAF)*

Consultez le bareme officiel selon puissance et km annuels

Signature

Date d'etablissement*

Lieu d'etablissement*

Apercu du document

NOTE DE FRAIS KILOMETRIQUE Salarie : [Nom et prenom du salarie] Fonction : [Fonction] Entreprise : [Nom de l'entreprise] Periode : [Periode concernee] VEHICULE Type : Voiture Immatriculation : [Immatriculation du vehicule] ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── DATE DEPART ARRIVEE MOTIF KM ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── [Date (trajet 1)] [Lieu de depart (trajet 1)] [Lieu d'arrivee (trajet 1)] [Motif (trajet 1)] [Kilometres parcourus (trajet 1)] ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── TOTAL KILOMETRES : [Total kilometres (periode)] km CALCUL DE REMBOURSEMENT Bareme URSSAF applique : [Taux applicable (€/km selon bareme URSSAF)] €/km (bareme fiscal officiel) Total a rembourser : [Total kilometres (periode)] km x [Taux applicable (€/km selon bareme URSSAF)] €/km = __________ € Je soussigne(e) [Nom et prenom du salarie] certifie l'exactitude des deplacement mentionnes ci-dessus, effectues avec mon vehicule personnel ([Immatriculation du vehicule]) pour les besoins professionnels de [Nom de l'entreprise]. Fait a [Lieu d'etablissement], le [Date d'etablissement] Signature du salarie : Visa du responsable : _________________________ _________________________ [Nom et prenom du salarie]

Informations importantes

Note juridique

**Indemnites kilometriques (IKV) :** Le remboursement des frais de deplacement avec vehicule personnel est encadre par le bareme kilometrique publie annuellement par l'administration fiscale (article 6 B de l'annexe IV au CGI) et par l'URSSAF. Ce bareme couvre le carburant, l'usure du vehicule, l'assurance et les frais d'entretien.

**Bareme 2026 (voiture — tranches indicatives) :** Pour 5 CV, jusqu'a 5 000 km : 0,548 €/km ; de 5 001 a 20 000 km : 0,309 €/km + 1 224 € ; au-dela : 0,370 €/km. Ces taux varient selon la puissance fiscale. Verifiez le bareme officiel sur impots.gouv.fr.

**Exoneration de cotisations sociales :** Les indemnites kilometriques versees dans la limite du bareme fiscal sont exonerees de cotisations sociales et d'impot sur le revenu (URSSAF, circulaire du 7 janvier 2003). Au-dela, l'excedent est soumis a cotisations.

**Justificatifs requis :** L'employeur doit conserver : la note de frais signee, l'immatriculation du vehicule et, en cas de controle, la carte grise peut etre demandee pour verifier la puissance fiscale.

Ce modele est fourni a titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique. Pour toute question juridique, nous vous recommandons de consulter un professionnel du droit.

Questions frequentes

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